これで慌てない！Web会議ツール「Zoom」の様々な機能を紹介

在宅ワークの機会が増えたことにより、オンラインでミーティングをすることも多くなりました。そんな時に会議ツールとして指定されたZoomの使い方が分からずに困った経験はありませんか？今回はZoomの基本的な使い方と便利な機能をいくつか紹介したいと思います。

最低限知っておきたいZoomの使い方

まずは最低限知っておきたい、Zoomの基本的な使い方を解説します。

会員登録をしておこう

Zoomを利用するためには、パソコンにZoomをインストールしておく必要があります。公式サイトからZoomをインストールしたら、会員登録を済ませましょう。

1. Zoomの公式サイトを開き、【サインアップは無料です】のボタンをクリック
2. 生年月日を入力する
3. メールアドレスを入力する
4. 送られてきたメールの【アカウントをアクティベート】というボタンをクリック
5. 氏名とパスワードを設定
6. 仲間を招待する画面が出ますが、ひとまず【手順をスキップ】しましょう
7. 【テストミーティングを開始】という画面が表示されれば、無事にアカウントの登録は完了

アカウントの作成が完了したら、インストールしておいたZoomのアプリを起動し、サインインしましょう。

招待された会議に参加する

ミーティングに参加する前に

・インターネットに接続できるパソコンやスマホ、タブレット

・ミーティングのURLやミーティングID(主催者がパスワードを設定している場合はパスワード)

を用意しておきましょう。

招待されたミーティングに参加するには、アプリから参加する方法とブラウザから参加する方法、スマホやタブレットから参加する方法があります。

Zoomのアプリから参加するには

1. アプリを起動し、【ミーティングに参加】をクリック

2. 会議IDと参加者名を入力し、【参加】をクリック

ここで主催者がパスワードを設定している場合は、パスワードの入力が必要です。

3.【コンピューターオーディオに参加する】をクリックするとミーティングに参加することができます

ブラウザから参加するには

1.主催者から送られてきたミーティングのURLをクリック

2.画面下部にある【ブラウザから参加してください】をクリック

3.名前を入力したら、「私はロボットではありません」にチェックを入れて【参加】をクリック

4.【コンピューターオーディオに参加する】をクリックするとミーティングに参加することができます

URLからミーティングに参加する場合、事前にアカウントを作成しておく必要はありません。

スマホやタブレットから参加するには

1.Zoomアプリを起動する

2.【ミーティングに参加】をタップ

3.ミーティングIDと参加者名を入力し、【参加】をクリック

ここで主催者がパスワードを設定している場合は、パスワードの入力が必要です。

4.【インターネットを使用した通話】をタップするとミーティングに参加することができます

会議を開く

リアルタイムで新規ミーティングを開く方法

1.Zoomアプリにサインインする

2.【新規ミーティング】をクリック

(ブラウザで開催する場合は、画面右上部の【ミーティングを開催する】をクリック)

3.ビデオのON/OFFを選択

設定はあとから変更することができます。

4.個人ミーティングのIDを使用する/しないを選択

5.【ミーティングの開始】をクリック

6.カメラ・音声のアクセスを許可する

7.自分の顔が画面に表示されたのを確認する

8.画面下部の【参加者】をクリック

9.参加者一覧を開いたら、画面下部の【招待】をクリック

10.【URL】のコピーをクリック

11.参加者にミーティングのURLを伝える

12.ミーティング参加を「許可あり」に設定している場合、参加者が待機中になったら【許可】をクリック

スケジュールミーティングを開く方法

1.Zoomアプリにサインインする

2.【スケジュール】をクリック

3.画面に従ってミーティングの詳細を設定して、【スケジュール】をクリック

4.【クリップボードにコピー】をクリック

5.コピーした内容を参加者に伝える

6.ミーティング当日、参加が待機中になったら【許可】をクリック

スケジュールを組む際に「待機室を有効化」のチェックを外しておくと、許可なしで参加してもらうことが可能です。

無料派？有料派？ Zoomのプラン

Zoomは基本無料で利用することができますが、有料のプランも用意されています。

画像引用：https://zoom.us/pricing

無料プランには制限があるため、3人以上でのミーティング時間を40分以上、または参加人数が100人以上のミーティングを行う場合は有料プランを利用しましょう。

これで会議中焦らない！便利なzoomの機能

Zoomには便利な機能がたくさんありますが、ミーティング中に使おうと思ってもやり方が分からず、焦ってしまうこともあるでしょう。

事前によく使われる機能の使い方を把握しておくと安心です。

バーチャル背景

バーチャル背景はZoomアプリの「設定」から変更することができます。

自宅でミーティングに参加する際、室内をカメラに映したくない場合に有効です。

使用する場合は背後を壁にするなど、シンプルな背景で利用しましょう。

会議の録音録画

あとから会議を見返したい場合は、録音録画機能が便利です。

手動で録音録画する場合

ミーティング中、主催者の画面の【詳細】をクリックするとレコーディング項目が表示されます。

【レコーディング】をクリックすると録音録画の開始できます。

自動で録音録画する場合

Zoomアプリにサインインし、「設定」からレコーディングの設定をONにします。

保存先は無料プランの場合はローカル、有料プランの場合はクラウドに保存することも可能です。

画面共有

画面共有する際は【画面共有】をクリックし、共有したい項目を選択。

共有項目を選択後、【画面共有】をクリックします。

ホワイトボード

ホワイトボードは【画面共有】から共有項目として選択てきます。

選択後、画面に書き込みツールが表示されます。

リモートコントロール

まずはリモート制御される側の人に画面を共有してもらいます。次にリモート制御する側の画面で「オプションを表示」の中の【リモート制御のリクエスト】をクリックします。

相手がリクエストを承認すると、リモートコントロールができるようになります。

ブレイクアウトルーム

Zoomの参加者を、グループ分けして別々の部屋に割り振ることもできます。

ミーティング開始前にグループ分けを行う場合は、まずZoomにサインインします。

マイアカウント内の【ミーティングをスケジュールする】をクリックし、オプション内にある【ブレイクアウトルーム事前割り当て】を選択しましょう。

【ルームを作成】を選択し、参加者を割り当てます。

【保存】を選択すると準備完了です。

ミーティング開始後グループ分けを行う場合は、画面下部から【ブレークアウトセッション】をクリックします。

「自動」または「手動」を選択してください。

グループは振り分け後にも変更が可能です。

割り当てが完了したら【すべてのルームを開ける】をクリックします。

スポットライトモード

スポットライトビデオ機能は特定の参加者の画面を大きく表示させる機能です。主催者のみが使える機能で、発言者に注目させたい場合などに有効です。

スポットライトを使うには、大きくしたい参加者の映像上部【…】をクリックします。

【スポットライトビデオ】を選択すると、その参加者の画面が大きく固定されます。

カレンダーと同期

カレンダーと同期させておくと、ミーティングスケジュールの把握がとても便利になり、カレンダーからミーティングに参加することが可能になります。

まずは公式サイトのページ下部からChromeブラウザ用の拡張機能をダウンロードします。

【Add to Chrome】をクリックし、【拡張機能を追加】を選択すると準備は完了です。

拡張機能が追加されたら、画面右上部の青いアイコンをクリックします。

【Schedule a Meeting】をクリックし、画面に従って設定項目を入力すると連携ができます。

実際にスケジュールを入力する際は、【Schedule a Meeting】からオプションを設定し【Continue】をクリックします。

タイトルや時間、参加者を設定し、【保存】をクリックすると完了です。

Slackと連携

Slackと連携させるとSlack上でオンラインミーティングが可能になります。

ただし、

・アカウントが同じメールアドレスでリンクされていること

・Zoomの有料プランに加入していること

・IP電話をかけたい場合はZoom Phoneプランに加入していること

といった条件をクリアしている必要があります。

ZoomでSlackを承認する場合、まずはZoomにサインインします。

続いて、ZoomマーケットプレイスのリストからSlackを探して選択します。

Slackを事前承認すれば完了です。

SlackにZoomアプリをインストールする場合、ワークスペースでアプリを追加できる権限を持つ人がログインします。

AppディレクトリからZoomアプリのページにアクセスし、【Slack】に追加をクリックしてください。

【許可する】を選択すると、ZoomからSlackへのアクセスを承認できます。ワークスペースを開き、「最近使用したアプリ」からZoomを選択します。【Zoomを許可】をクリックすると設定完了です。

ファイルの共有

Zoomでファイルを共有する方法は２種類あります。

・画面共有機能を使う方法。

・チャット機能を使ってファイルを共有する方法

チャットからファイルを共有するためには、事前に「アカウント設定」内の「ミーティング」からファイル送信設定を有効にしておく必要があります。

ミーティング中に【チャット】をクリックし、【ファイル】を選択します。

参照から送信したいファイルを選択すると共有することができます。

まとめ

Zoomには様々な便利な機能がありますが、事前に準備が必要なものもあります。

急に使用することになって慌てないように、ミーティング前に使用する機能を想定して用意しておくようにしましょう。