ノウハウ

テレワークを自社に導入する際に必要なこと5つ

Time 2021年7月12日

 

新型コロナウイルスの感染拡大により、働き方も大きく変わりつつあります。東京都内では、2020年3月時点で24.0%だったテレワーク率が、2021年5月には64.8%(従業員30人以上、東京都産業労働局発表データより)まで伸びており、テレワーク活用支援も積極的に行われるようになりました。これからは多様な働き方が求められることでしょう。

 

今回は自社にテレワークを導入するために必要な準備を徹底解説していきます。

 

テレワーク導入に必要な5つのこと

自社にテレワークを導入するにあたり、必要なことが5つあります。

 

1.就業規則の見直し
2.ビジョンの明確化
3.ルールの策定と周知
4.必要な機器を揃える
5.「報連相」の見直し

 

テレワークの導入と聞くと「4.必要な機器を揃える」が一番に思い浮かぶかもしれませんが、テレワーク導入を成功させるためには、この1〜5の順にしっかりと準備していくことが大切です。

 

1.就業規則の見直し

これからテレワークを導入しようとしている企業の場合、まずは就業規則を見直さなくてはなりません。

具体的には以下のような点を見直す必要があります。

 

・テレワークを命じる規定
・テレワーク時の労働時間
・テレワーク時の労災について
・評価制度
・賃金制度

 

どのように就業規則の見直しを行えばいいかわからない場合は、厚生労働省から出されている『テレワークモデル就業規則~作成の手引き~』を参考にしてみると良いでしょう。また、就業規則を変更した際は、従業員代表の意見書とともに管轄の労働基準監督署に届け出なければなりません。従業員へ周知する時間も必要なため、就業規則の見直しは早めに済ませておきましょう。

 

2.ビジョンの明確化

従業員に就業規則を周知するとともに、テレワークを導入する目的や、導入することでどんな企業を目指していくのかというビジョンを明確に打ち出すことも大切です。

 

テレワークは従業員の自由度が高い分、自宅でダラダラと仕事をしてしまう人も出てくるかもしれません。「なんとなく時代の流れでテレワークをする」のではなく、目的意識を持って取り組むことで、テレワークの効果を高めることができます。

 

3.ルールの策定と周知

就業規則とは別に、テレワークを円滑に運用していくための細かなルールも必要になります。

 

・勤怠管理の方法
・連絡手段、Web会議を行う際のツール
・備品の管理方法
・通信費等の負担
・仕事環境、ネットワークやセキュリティ
・緊急時の連絡体制

 

少なくとも上記についてはしっかりとルールを作り、事前に研修等で周知しておくようにしましょう。

 

4.必要な機器を揃える

会社内と同様の業務がスムーズに行えるように必要な機器を揃えていきます。しかし、テレワークの導入推進により、プリンターなどのPC周辺機器が品薄になっている場合もあります。機器の納期をしっかり確認して、早めに準備するようにしましょう。機器を従業員に貸し出す際は貸出備品リストを作成して、確実に備品を管理する必要があります。備品には管理番号を振り、備品管理の責任者も決めておきましょう。

 

また、テレワーク時に追加で必要なものができた場合の対応も事前に決めておくとスムーズです。

 

5.「報連相」の見直し

社内にいれば意識せずとも、それなりにコミュニケーションがあります。しかし、テレワークの場合は意図的にコミュニケーションをとろうとしなければ、確実にコミュニケーション不足になります。

 

テレワークでは「報連相」をいつもより多くして、意識的にコミュニケーションをとるように心がけましょう。「報連相」必須のタイミングを決めておくことも大切です。また、ケースごとに誰に連絡すればいいのかを明確にしておくと、円滑なコミュニケーションにつながります。

 

 

テレワークのメリットとデメリットを改めて整理

テレワークにはメリットがたくさんありますが、もちろんデメリットもあります。メリットとデメリットを把握したうえで、テレワークの導入を進めていきましょう。

 

テレワーク導入のメリット7つ

・在宅で仕事ができる
・通勤時間がない
・サテライトオフィスの利用
・育児や介護などとの両立
・遠方にいる優秀な人材を雇える
・通勤費の削減
・ワークライフバランスの実現

 

テレワークには新型コロナウイルスの感染拡大対策としてだけではなく、企業にとっても従業員にとっても多くのメリットがあることがわかります。

 

テレワーク導入のデメリット4つ

・対面コミュニケーションの不足
・就業規則などの見直しが必要になる
・セキュリティの問題
・従業員の勤務態度が見えにくい

 

テレワークの最大のデメリットとしては、やはり対面コミュニケーションの不足があります。また、セキュリティが弱ければ情報漏洩等のリスクも大きくなります。

 

まとめ

テレワーク導入といえばPCなど機器の準備に目が行きがちですが、一番大切なのは就業規則やルールの整備です。ただ、最初から完璧な体制でスタートすることも難しいでしょう。テレワーク導入後に不都合が出てくることもあります。そんな時も日頃からコミュニケーションを積極的にとっておくと、スムーズに対応ができるはずです。「導入して終わり」ではなく、運用していく中で柔軟にルールを見直していくようにしましょう。