ノウハウ

制作会社が厳選!タスク管理でおすすめのツール5選

Time 2021年8月16日

 

オンラインで業務の進捗報告や管理をする機会が増えていますが、オンラインとオフラインそれぞれのタスクを管理するのが難しいという声をよく聞きます。そこで今回はオンライン上でタスクをすっきりまとめられるおすすめツールを5つ紹介します。業務管理の方法に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

 

タスク管理ツールでできること

実際にタスク管理ツールで実行できる内容は大きく分けて3つです。それぞれの具体的な内容を説明します。

 

1.TO DOリストの作成

仕事を進めるうえでは、「やるべきこと=TO DO」をまとめて、優先順位をつける必要があります。紙のスケジュール帳に書き留めたり、付箋に書いてデスクトップに貼っていたりする人をよく見かけますが、ペーパー管理は編集・修正ができず、少々厄介です。

 

しかし、それもオンラインのタスク管理ツールであれば可能となります。また、クラウド対応型のツールであれば、パソコンやスマートフォンからも利用できるため、大変便利です。通知やリマインダー機能付きのものであれば忘れることもありません。

 

2.プロジェクト管理

チームでひとつのプロジェクトを進めている場合、チーム内で同じタスク管理ツールを使っていれば、情報の共有や管理も容易くなります。タスク管理だけではなく、工程管理やメッセージ(チャット)、カレンダー機能などもついていて、プロジェクト管理を一元化できます。

 

外国籍の従業員とプロジェクトを進める際に、翻訳機能付きのタスク管理ツールを使えば、コミュニケーションも円滑になるでしょう。

 

3.問題点、課題の管理

課題管理機能を搭載しているものや、課題管理ツールと連携可能なタスク管理ツールを選ぶと、不具合情報を浮き彫りにすることができます。不具合の発生、または修正のタイミングをリアルタイムで把握できる点は大きな魅力です。

 

また、タスク管理ツール搭載のToDoリストやガントチャート(工程管理表)を使いこなすことで、問題点や課題の管理がスムーズにできるようになります。

 

 

タスク管理ツールを使うメリット

タスク管理ツールは、業務効率を改善してくれる大変有効なツールといえます。実際に、社内へ導入するメリットを5つピックアップしてみました。

 

業務の進捗を可視化してわかりやすくできる

社内で同じタスク管理ツールを使って情報を共有しあうと、誰がいつどのような業務に取り掛かるのかが可視化されます。それによってプロジェクトやルーティンワークの進捗度合いを理解できるようになります。

 

「後輩にプロジェクトを任せておいたものの、納期直前になってまったく進んでいないことに気づいた」といったトラブルを回避できるでしょう。

 

カテゴリごとのタスク管理が可能

タスク管理ツールでは、タスクを親課題と子課題に分けることによって、タスクの内容と担当者を明確化でき、作業の対応漏れを予防できるようになります。また、誰がどのプロジェクトに関わっているのかを部署内全体で把握する点においても役立ちます。

 

情報共有しやすい

たとえば、プロジェクトの進捗においては、

 

・未対応

・対応中

・対応済み

・完了

 

から選択してもらうことによって、状況を全体に周知することができます。カレンダー機能においても、事前に各従業員が登録しておくことで、同僚は予定を即座に把握でき、会議などのスケジューリングに役立てられます。

 

タスク管理ツールを選ぶときのポイント

タスク管理ツールにはさまざまな種類がありますが、それぞれの特徴を理解して、自社に最適なものを選びましょう。ここでは選ぶ際のポイントを紹介します。

 

誰でも使える簡単なものか

パソコン操作に不慣れな従業員でも使いやすいタスク管理ツールは需要があります。また、アプリを展開しているものは外出先でもスマホで確認しやすく、重宝されています。

導入を検討する際には、必ず操作性をチェックしましょう。

 

コストは予算内におさまっているか

タスク管理ツールには、月額料金が発生するものも少なくありません。月々の支払いはさほど高くなくても、毎月となるとまとまった金額になります。予算を意識しつつ、自社に必要な機能を搭載しているものを選びましょう。

 

サポート体制が整っているか

初めてタスク管理ツールを導入するとなると、不慣れで使い方がわからないときもあるでしょう。そのようなときでも、スピーディーに対応してくれるメーカーであれば安心です。平日はもちろん、土日や深夜も対応してくれるかどうかも確認するようにしてください。

 

既存のツールと連携しているか

Googleが提供しているタスク管理ツールは、メールやカレンダーなどと連携できて、大変便利です。他の管理ツールを選ぶ時にも、どのシステムと連携しているのか、必ず確認してください。自社で既に使っているシステムと連携できれば、さらに業務効率の改善を期待できます。

 

データ分析やファイル共有など機能の数で選ぶ

タスク管理ツールのなかには、スケジュールやプロジェクトの管理だけではなく、データ分析や仕事で使うファイルを共有できるものもあります。ひとつのツールに機能が集約されていると情報の共有や管理がしやすく、大変便利です。

 

おすすめのタスク管理ツール5選

最後におすすめのタスク管理ツールを5つ紹介します。ここまで紹介した選び方を参考に、それぞれのツールを比較してみてください。

 

Trello

Trelloは定番のタスク管理ツールで、仕事だけではなくプライベートの予定管理にも役立てられます。必要なツールがすべて1画面にまとめられていて、非常にわかりやすいといえます。プロジェクトに合わせたタスク管理も可能です。

 

Team Hack

Team Hackはタスクごとにチャット機能があるため、作業のフィードバックをしやすいところが魅力です。作業工程がどの程度進んでいるのかをグラフで表示されるため、チームマネージャーは全体の管理をしやすくなっています。担当者やキーワード別でタスクを検索できる機能付きです。

 

Backlog

国内シェアNo1のプロジェクト管理システムであるBacklog。シンプルなデザインが特徴で、パソコンに慣れていない人もすぐに使えます。課題と紐づいたガントチャートやマイルストーン機能もついていて、課題をすぐに見つけられるでしょう。また、課題管理やバグ管理システムも搭載されています。

 

Asana

世界19か国で利用されているAsanaは、グローバル企業にぴったりのタスク管理ツールです。視覚的にわかりやすいデザインで、言葉が通じなくてもチームで情報を共有できます。変化する業務の優先順位を管理し、最重要のタスクを見つけ出せるツールです。

 

Chatwork

Chatworkは国内利用者数No1の中小企業向けビジネスチャットツールです。チャットはもちろん、ビデオ・音声通話やタスク・ファイル管理が可能。無料のプランがあることから、気軽に始められます。大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準を満たしているところも魅力です。

 

タスク管理ツールをひとつ導入することで、驚くほど業務が効率化されます。無料で導入できるツールもありますので、ぜひ自社に取り入れてみてください。