【2023年版】チームのタスク管理に最適な、おすすめツール5選をご紹介

チームでプロジェクトを進める上で、各メンバーのタスクの進捗は、全体の進行に大きく影響します。しかし、プロジェクトマネージャーが、個々の進捗状況を全て把握することは容易ではありません。途中でプロジェクトに変更がある場合、タスクの見直しや変更が必要となり、タスク管理はさらに難しくなります。

そこで、本記事では、チームのタスク管理のコツや、おすすめのツールを紹介します。円滑にプロジェクトを進めるために、本記事を参考にしてください。

そもそもタスク管理とは何か？

タスク管理とは、「仕事や業務の進捗を管理すること」を指します。

タスク管理の業務には、タスクの細分化や割り当て、優先順位や期限の設定などが含まれます。タスクに遅延が発生した場合には、必要に応じてサポートを付けたり、タスクの割り当てを見直すなど、柔軟な対応が必要です。

組織やチーム単位でプロジェクトを進める上で、適切なタスク管理は欠かせません。

スケジュール管理やプロジェクト管理との違い

タスク管理と似た言葉に、「スケジュール管理」や「プロジェクト管理」があります。

タスク管理とスケジュール管理は、どちらも仕事の進捗管理を行うことですが、それぞれで重視する項目が異なります。

タスク管理とは「仕事内容」に重点を置き、優先順位や担当者、期日を設定することです。一方、スケジュール管理は「時間」に重点を置き、「期日に完了するようにタイムスケジュールを細かく調整すること」を指します。

また、プロジェクト管理とは、タスクの洗い出しや割り当てから優先順位やスケジュールの設定、進捗管理や完了報告などプロジェクト全体を管理することです。

つまり、タスク管理はプロジェクト管理の一部といえます。

チーム内でタスクの進捗管理が重要な3つの理由

業務効率化や生産性向上のために、タスク管理が重要とされている理由は、以下の3つです。

• 優先順位を付けプロジェクトの遅延を予防するため
• メンバーの業務量を最適化するため
• 客観的にプロジェクトを確認するため

優先順位を付けプロジェクトの遅延を予防するため

特定のタスクに遅延が発生した場合、関連するタスクの進捗にも影響を及ぼす可能性があります。プロジェクトを円滑に進めるために、必ずタスクに優先順位を付けましょう。

先に優先度の高いタスクを遂行することで、プロジェクトを効率良く進行できます。優先度の高いタスクが遅延した場合は、メンバーに指示を与え、サポートをすることでプロジェクトの遅延を予防しましょう。

メンバーの業務量を最適化するため

均等にタスクを振り分けたつもりでも、メンバーによってスキルの差や得意不得意があるため、業務量の偏りが発生します。タスクの進捗管理を行うことで、業務量に偏りのあるメンバーを把握し、バランス良く調整することが可能です。

メンバーの業務量を最適化することで、生産性や業務効率の向上も期待できるでしょう。

客観的にプロジェクトを確認するため

プロジェクト全体を俯瞰することで、タスクの優先度や問題点を見つけやすくなります。

管理者だけでなく、メンバーに対しても進捗管理が可視化されていることで連携が取りやすくなることも期待できます。

チームタスクを上手く管理する4つのポイント

チームで円滑にタスクを進めるために、以下の4つのポイントを把握しましょう。

チーム全体でプロジェクトの目的を正確に理解する

プロジェクトの目的を共有しないまま開始してしまうと、チーム全体で意思統一が行えず、目標や優先度が不明確な状態でプロジェクトが進行してしまう恐れがあります。

プロジェクトの開始前に、目的をチーム全体に共有することが大切です。メンバー全員を巻き込むことで、モチベーションや生産性の向上につながります。

タスクを洗い出しゴールまでのスケジュールを設計する

プロジェクトに必要なタスクを洗い出す際は、可能な限りタスクを細分化しましょう。

タスクを細分化することで、一つひとつの作業内容が明確になり、必要な工数やリソースを把握しやすくなります。その後ゴールまでのスケジュールを設計し、タスクの期日を設定します。

タスクのスケジュールは、必ず担当するメンバーとすり合わせをしましょう。チームメンバーがスケジュールを把握することで、無理のない進捗管理が可能になります。

日次で進捗管理を行う

プロジェクト開始後は、毎日進捗管理を行いましょう。

細かく進捗確認を行うことで、タスクの遅延や問題の早期発見を実現できます。特に、優先度の高いタスクの進捗は、「期日に間に合わない」と気づいた場合、すぐにスケジュールの調整を行ってください。

プロジェクト終了後は改善点を共有し合う

プロジェクト終了後は、必ず振り返りの場を設けて、課題や改善点を共有しましょう。

改善点を把握することで、次回のプロジェクトで問題の発生を防ぎ、プロジェクトを効率良く進めることができるでしょう。

タスク管理ツールを導入する3つのメリット

業務効率や生産性向上のためには、タスク管理ツールの導入をおすすめします。

メンバー全員が共通認識を持てる

前述した通り、チームでプロジェクトに取り組む上でメンバー全員が共通の認識を持つことは欠かせません。

タスク管理ツールによって、プロジェクトの目的や各メンバーの役割が可視化されるため、目的に則した自分のタスクを意識して取り組むことが可能なります。

ToDoや進捗が可視化される

タスク管理ツールは、タスクの割り当てやスケジュールの調整を容易にしてくれます。

たとえば、カテゴリーごとにタスクを分類して、部署ごとに整理することもできます。複数のプロジェクトを担当している場合でも、知りたいタスクの情報に素早くアクセスできるでしょう。

また、より細かいToDoまで登録できるものも多く、自身の業務の進捗をより具体的に把握することが可能です。

コミュニケーションが円滑になる

たとえば、チャットツールのみを利用している場合、特定のタスクに関する情報を発見するまでに時間がかかってしまいます。

しかし、タスク管理ツールでは、タスクごとにやり取りを表示できるため、より迅速なコミュニケーションが可能になります。

また、画像やファイルをアップロードできる機能も導入されていることが多く、タスク管理ツールのみでコミュニケーションを完結させることができます。

タスク管理ツールを選ぶコツ

誰でも利用しやすいものを意識する

タスク管理ツールを選ぶ際には、パソコン操作に不慣れな方でもストレスなく使用できるかを確認することが重要です。最低限、以下の3つを満たすツールを選択してください。

• シンプルで直感的に操作できる
• スマホやタブレットでも使用できる
• 日本語対応である

無料で利用できるツールの場合、一度使用して操作感を確認しましょう。

チームや組織の規模によって、最適なツールは異なります。チーム全体で進捗管理することを想定し、導入するタスク管理ツールを検討しましょう。

目的に見合った機能と予算か検討する

次に、自社が行う業務に必要な機能が備わっていることを確認しましょう。

スケジュール管理やプロジェクト管理機能、タスクの自動割り当てやアラート機能など、タスク管理ツールには多数の機能が備わっています。

ただし、機能の多さに比例して、ツールの利用価格が高くなる傾向にあります。目的に見合った機能と予算であることを確認した上で、タスク管理ツールを選択してください。

サポート体制を確認する

タスク管理ツールを選ぶ際には、サポート体制にも注目しましょう。ツールの導入時には初期設定が必要であり、使用中に不具合や疑問点が発生することが想定されます。

そのため、相談しやすいサポート体制であることは大切です。

プロジェクトを進める上で、タスク管理は必要不可欠なものであるため、タスク管理ツールを使用できなくなった場合、作業効率が大幅に低下する恐れがあります。

ツールの導入前に、サポート対応の方法や対応時間、対応言語なども確認するようにしましょう。

既存のツールと連携できるか調べる

普段使用するツールと連携することで、既存のタスクやスケジュールをインポートしたり、メッセージの送信でタスクを設定したり、期日のリマインド通知をすることが可能になります。

既存ツールとの連携によって情報が一元管理されるため、タスクの重複や漏れを防ぐことも可能になります。自社で使用しているツールと連携できるか確認するようにしましょう。

おすすめのタスク管理ツール6選

「どのタスク管理ツールを導入するか」と迷っている方は、以下で紹介するツールを参考にしてください。

Trello

Trelloは、初めての方でも使用しやすいように、ドラッグ&ドロップでの直感的な操作が可能なタスク管理ツールです。

ダッシュボードから、タスクの「担当者」「進捗状況」「今後の予定」などを一目で把握できるため、複数のプロジェクト管理にも適しています。各タスクには優先度スコアが表示され、重要なタスクを素早く確認できます。

Trelloでは、作業時間を測定して各タスクの生産性を把握したり、毎日の業務や繰り返し行うタスクの自動化機能を利用可能です。

SlackやGoogle DriveMicrosoft Teamsなど、多数のツールと連携できます。

Team Hack

Team Hackは、チームの規模を問わずに使用できる、日本企業向けプロジェクト管理ツールです。タスク管理と情報共有機能が備わっているため、1つのツールでプロジェクト管理業務が完結します。

ダッシュボードでは、タスクの進行度がグラフで表示されるため、直感的に進捗を把握できるでしょう。タスクのソートや検索機能があり、確認したいタスク情報を素早く確認できます。

Backlog

Backlogは、開発や製品管理、マーケティングなど、さまざまな業種で利用されているプロジェクト管理システムです。ガントチャート（工程管理表）によって、各タスクやプロジェクトのスケジュールを可視化し、担当者や期日を一目で把握できます。

プロジェクトを円滑に進めるためのコラボレーション機能があり、各タスクのコメントからメッセージの送信やファイルの添付が可能です。

Backlogは、導入や運用に関する無料相談や、導入支援サポートを提供しています。

Asana

Asanaは、付箋を貼り付けるように直感的な操作で使用できる、タスク管理ツールです。

管理画面では、タスクの「担当者」「優先度」「期日」が一覧表示されていて、「現在、誰が何をしているか」を一目で把握できます。プロジェクトの進捗は「％」で表示されるため、進捗を把握しやすく、プロジェクトの完了予定日を予測しやすくなるでしょう。

タイムラインを使用することで、プロジェクトの全体像を把握し、各メンバーの役割を明確化できます。その結果、チーム全体が一体感を持ってプロジェクトに取り組むことができます。

Chatwork

Chatworkは、ビジネスチャットアプリとして有名ですが、タスク管理機能も充実しています。

メッセージをそのままタスク化したり、チャット内でタスクを作成して担当者をアサインできます。個人チャットやグループごとにチャット検索ができるため、知りたい情報に素早くアクセスできるでしょう。

Chatworkを活用することで、チーム全体のタスク管理が可能になり、円滑にプロジェクトを進行させることができます。

ただし、Chatworkはビジネスチャットツールであるため、他のタスク管理ツールと比較して、関係者が多い大規模なプロジェクトや複数のプロジェクトを管理することが難しくなります。

Jooto

Jootoは、有料導入企業数が約1,900社（2022年11月時点）と、多くの企業に利用されているタスク、プロジェクト管理ツールです。1つのダッシュボードで、複数のプロジェクトを一括管理できます。ガントチャートによって、プロジェクト全体を俯瞰して進捗管理を行えます。

Jootoのメリットは、充実したサポート体制です。導入からチームでの運用や定着までをサポートしてくれます。他にも、ユーザーへの利用説明会や、成果につなげるための活用支援を行っています。

まとめ

チームでのタスク管理では、プロジェクトの目的を明確化し、メンバー全員に共有することが重要になります。プロジェクトの開始後は、毎日進捗確認を行い、こまめにタスク量やスケジュールを調整しましょう。

タスク管理ツールを導入することで、生産性の向上や従業員のモチベーションアップが見込めます。まずは無料で使用し、ツールの操作感や機能を確認しましょう。